Что такое первичные документы/що таке первинні документи (счет, накладная, акт)

Наверное, Вы часто в вакансиях встречали фразу «Знание первичных документов». Так же можно сказать " что такое первичка?"
Обычно, на предприятии происходит какое-то событие и потом уже работник начинает думать как правильно выписать первичный  документ. Нам нужно понять после каких событий выписывать какие документы.
Забегая наперед, скажу, что созданный первичный документ вносят в бухгалтерскую программу и потом программа создает проводку по этому документу (накладная, акт, банковская, выписка). Так вот проводка будет состоять из двух каких-то счетов. Один счет запишут в актив предприятия, второй – в пассив.
«Актив» - это «Имущество» предприятия, а «Пассив» - это «Обязательства/Долги» нашего предприятия.
Например, у нас на фирме есть ксерокс. Чем он будет - «Активом» или «Пассивом», т.е. «Имуществом» или «Обязательством/Долгом»? Согласитесь, что ксерокс – это «Имущество» фирмы. А перемещение ксерокса из угла в угол, как-то изменит это «Имущество» или информацию о нем? Станет ли ксерокс после этого  меньше или больше стоить? Нет. В данном примере мы не оформляем никакой первичный документ, ведь само «Имущество» не изменилось ни в качестве, ни в количестве.
А в каких случаях ксерокс может изменить ситуацию так, что  нужно будет оформить первичный документ? Ну, например, ксерокс может сломаться и не подлежать ремонту, потом его можно просто списать (выбросить). Т.е. на предприятии ксерокса уже не будет. При этом данное событие нужно будет зафиксировать первичным документом. Или, например, если сотрудник украдет ксерокс себе домой. Факт кражи тоже нужно будет зафиксировать документами.

В первичных документах мы прописываем все возникшие хозяйственные операции. Это может быть – приход товара, перемещение товара, приход денег, оплата кредита, выплата зарплаты, оплата аренды, оплата интернета, оплата налогов и т.п. И каждая операция запишется на отведенный ей счет из Плана счетов. А вы знаете, что такое план счетов?)
Давайте рассмотрим подробнее самые простые первичные документы, которые есть на каждой фирме.
Например, Вы работаете бухгалтером в компании «Куба» и занимаетесь продажей кокосов. Вторая компания «Оптовик» хочет купить у вас 100 кг кокосов. Менеджеры этих компаний договорились между собой об условиях покупки –продажи и сообщили в бухгалтерию фирмы «Куба», чтобы те готовили документы на продажу.  И вот они эти самые первичные документы! В данном типе сделки первичные документы всегда готовит Продавец, он же Поставщик. Он их создает, печатает на бумаге, ставит печать фирмы и передает на подпись Покупателю.

Еще Вы можете встретить в обиходе бухгалтера страшное слово «Контрагент». Что такое контрагент? Кого называют контрагентом? Это может быть и физ. лицо-предприниматель и юрлицо.  А именно в разговорной речи бухгалтер редко использует это слово. Если Вы будете заполнять справочники в 1С -Вы увидите формочку для заполнения «Карточка контрагента». Т.е. это обобщающее название для вашего партнера по сделке (исполнитель, поставщик, покупатель, подрядчик). А сделки могут быть разные – покупка, продажа, комиссионные услуги, аренда и т.п. Но только для вашей фирмы этот партнер контрагент, только с ним у вас подписан договор или какие-то обязательства. Если, например,  соседняя фирма «Лаванда» закупает бумагу на фирме «Парус», тогда только она может сказать ,что «Парус» - это их контрагент и соответственно для фирмы «Парус» «Лаванда» тоже будет контрагентом. А ваша фирма «Куба» ничего не покупает и не продает фирме «Парус», поэтому «Парус» не есть для вас контрагентом.
Но в быту, например, в разговоре с директором, бухгалтер НЕ скажет ему фразу «Наш контрагент «Парус» не  отдал нам документы». Это режет слух и скорее всего директор и сам не знает, кем является этот «Парус» для их фирмы  – покупателем или поставщиком. Поэтому вы в работе будете более чаще называть своих контрагентов – продавец/покупатель, поставщик/покупатель, клиент/заказчик и т.п.

Этап №1. -  Выставление счета покупателю и оплата
Дальше вы , как бухгалтер фирмы «Куба», должны сделать Договор покупки –продажи кокосов ну или сделать новый договор по шаблону уже существующих с вашими покупателями. Иногда это сделает менеджер, но лучше если вы будете уметь делать договора.  Потом Вы должны создать счет на оплату для фирмы «Оптовик». Причем, без счета не происходит ни одна сделка покупки-продажи. В быту говорят «выставить счет» - т.е. сделать его удобным способом и как-то отправить покупателю (чаще в электронном виде). Обычно покупатель и продавец находятся в разных уголках города или страны и не могут сразу зайти забрать выставленные им счет и договор. Поэтому бухгалтер «Кубы» отправляет в бухгалтерию «Оптовика» эти документы по электронной почте (они будут без печати или будет стоять сканер-печать).
Оплата по счету через банк – это безналичная оплата. В жизни вы услышите слово «безнал» (деньги приходят через банк) и «нал» (оплата наличным деньгами из рук в руки).

Как в жизни происходит безналичная  оплата за товары и услуги:
1)    покупатель идет со счетом в банк и оплачивает купюрами (так вы платите например, за покупку машины или турпутевки для себя);
2)    покупатель-конечный потребитель платит через Приват-24 (в назначении платежа необходимо указать номер счета-фактуры и фамилию плательщика)
3)    тот же покупатель платит по счету  за товар или услугу в банкоматах Приватбанка
4)     покупатель оплачивает по реквизитам счета со своей личной карточки Приват банка на расчетный счет продавца (тут тоже покупка товара идет для себя);
5)     бухгалтер  делает платежное поручение согласно выставленного счета и отправляет его через клиент-банк от фирмы;
6)     бухгалтер точно так же делает платежное поручение согласно счета, печатает 2 экземпляра на бумаге и несет их  в банк.
В 1, 2, 3, 4  случаях чаще всего товар покупается в личное пользование и за свои личные деньги (так можно оплатить турпоездку, интернет, стройматериалы для дома, мебель для дома и т.п.)
В 5 и 6 случае товар покупается для фирмы, т.е ставится на баланс фирмы (ему присваивается счет учета и покупная стоимость). Эти товары или услуги потом можно перепродать (те же кокосы), использовать на нужды компании (мебель, автомобили, рабочие перчатки, хоз.товары, канцтовары) или сотрудников (услуги обучения, вода для питья, семинары, подарки).

Бухгалтер компании НЕ может сделать платежное поручение и пойти деньгами фирмы оплатить свои личные расходы или потребности, например, купить себе шубу . Вы подумате, «а как об этом кто-то узнает и кого нужно бояться?».
Если у вас на фирме не стоит программа «Клиент- банк», тогда все созданные платежки вы должны дать на подпись главному бухгалтеру или директору (зависит от внутренних правил).  В этой платежке Вы напишете за что платите, кому и сколько. Я думаю, они не согласятся подписать платежку, где Вы хотите купить себе новую сумку или диван). Но даже если Вы сами будете иметь право подписи платежных поручений и даже если Вы купите таким способом диван, и он будет стоять у Вас дома, это будет еще не конец истории…Вы наверное слышали такую страшную для бухгалтеров фразу как «налоговая проверка», и вот когда-нибудь она коснется и Вас. К Вам на фирму придет проверяющий налоговый инспектор, пересмотрит как правильно Вы все вели и куда шли деньги фирмы. Так же по каким-то причинам директор может заказать аудиторскую проверку периодически или перед сменой главного бухгалтера.

И тогда, во-первых, выявят нарушение в отчетности по НДС и прибыли, будет видно, что за счет незаконной покупки была уменьшена сумма оплаты НДС в бюджет и уменьшена сумма налога прибыль, уплаченная в бюджет. А это тянет за собой штраф и пеню.
Во –вторых такому «умному» бухгалтеру могут предъявить статью уголовного кодекса   «Уклонение от уплаты налогов, сборов, других обязательных платежей», «Злоупотребление властью или служебным положением», «Служебная халатность».

Возвращаемся к нашему примеру…
Допустим, что фирма «Оптовик» вовремя перечислила вам на расчетный счет деньги за кокосы, и теперь менеджер договаривается с менеджером «Кубы» о получении товаров.
Тут Вам важно понимать - как же бухгалтер «Кубы» увидит оплату? Обычно, на всех фирмах будет стоять программа «Клиент-банк» (если конечно, фирма не сидит в глубоком селе). Эта программа показывает приход и расход денег по Вашему счету сразу в момент свершения операции. Т.е, вы оплатили кому-то , деньги сразу списались со счета и Вы это увидели через программу. Так же если покупатель вам перечислил деньги, Вы сразу увидите их на своем счету через клиент-банк. 
 А если нет клиент банка, тогда бухгалтер увидит движение денег в банковской выписке уже на следующий день. Причем, если Вам оплатили сегодня, то выписку из банка по этим суммам Вы можете забрать только завтра, а не день в день.
Еще в банках есть такое понятие как «операционный день», обычно он до 16.00.  Это значит, что  сам банк работает до 18.00, но провести платежи кассир Вам сможет только до 16.00.
Рассмотрим два примера, что будет если оплатить за товар вовремя до 16.00 и не вовремя после 16.00.

Пример 1. В понедельник Вы сделали оплату через банк (занесли платежное поручение или сделали его через клиент-банк). Банк его провел, т.е . простыми словами – банк принял документ, дал добро на это перечисление и деньги ушли по назначению.
Дальше в работе бухгалтером Вы часто будете встречать фразы «Провелся документ», «провелась проводка» , «провелась операция» и т.п. -  это значит, что действие состоялось и повлекло за собой какие-то следующие действия ( провелась платежка – потом ушли деньги; провелся документ – потом получились проводки по нему; провелась хозяйственная операция – потом получилось какое-то движение по бухгалтерским счетам).
Вы в этот же понедельник можете через клиент-банк увидеть, что деньги ушли, а Ваш получатель через свой клиент-банк может увидеть, что ему деньги пришли. Если у вас нет клиент-банка, Вы идете во вторник в банк и забираете выписку по счету за понедельник и там уже видите движение денег.
Для работы с клиент-банком Вы заходите по ссылке на страницу сайта вашего банка, вписываете логин и пароль и указываете, где лежит цифровой ключ. Это файл, который вам дал банк специально для этого входа. Файл вы можете хранить на флешке или на компьютере. Без него никто не сможет зайти в программу. При утере файла, банк выдаст вам новый файл после заявления.

Пример 2. В понедельник Вы опоздали в банк и отдали платежку уже после 16.00 или Вам поздно сказали, что нужно оплатить и Вы сделали и отправили платежку через клиент-банк уже ближе к концу рабочего дня. В таком случае ваш банк перечислит деньги продавцу уже во вторник и во вторник Вы и Ваш получатель увидит движение денег через клиент-банк.
А если клиент- банка ни у кого нету, вы или бухгалтер поставщика идете в среду в банк , забираете выписку за вторник и видите там движение денег. Бывают случаи, когда Вы можете сделать сканер подписанной банком платежки и отправить ее на электронную почту поставщику, они поверят, что оплата была и уже сами решат, когда  можно отправлять Вам товар.
Еще момент – на счетах часто внизу справа пишут фразу «Счет действителен к оплате в течение ____ дней». В жизни вы конечно можете его оплатить и позже, это не буде нарушением. Но возможно, за это время изменится цена товара или даже успеют распродать весь товар и вам ничего не останется.

2 Этап – отправка товара.
Как именно приедет товар, это не Ваша забота.  Менеджеры сами решают эти вопросы, а Ваша задача – следить, чтобы все документы были в порядке и на месте.
Запомните – если Вы продают товар – тогда выписывают расходную накладную, а если предоставляют услуги – тогда выписывают акт приемки-передачи услуг.
На некоторых фирмах расходную накладную может подписывать не главный бухгалтер, а рядовой бухгалтер, кладовщик или менеджер. Это зависит от внутренней политики фирмы.
Если основная круглая печать постоянно находится у директора, и он боится ее выдавать на руки, чтобы кто-то не прикупил себе  лишнего), тогда на фирме может быть похожая круглая печать с пометкой « для накладных», « для документов» или «для счетов и актов».
В таком случае директор делает внутренний приказ предприятия и определяет список документов, где разрешено ставить такую печать и ответственных за эти документы.
Итак, Вы получили от поставщика все оригиналы документов – два экземпляра договора, 1 экземпляр счета, два экземпляра расходной накладной (возможно еще свидетельство о регистрации, свидетельство плательщика НДС, свидетельство единого налога , сертификаты на товар и т.п  - эти копии остаются у покупателя и подкрепляются к первичным документам по этой сделке.). В каждом экземпляре договора и расходной накладной стоит печать и подпись продавца. Вы забираете все оригиналы документов в бухгалтерию, ставите на них печать фирмы и подпись (если это в ваших полномочиях). Себе оставляете - счет, один договор, одну расходную накладную или акт (если это услуги).  А поставщику отдаете – один договор, одну расходную накладную или акт. Т.е. и у вас и у них остались одинаковые документы и они подписаны и продавцом и покупателем (счет всегда остается у покупателя). Момент наличия налоговых накладных мы рассмотрим в другом уроке так как он достаточно объемный и важный.

Замечу, что всегда на договорах, накладных и актах внизу СЛЕВА указывают реквизиты и печать поставщика, а внизу СПРАВА – реквизиты и печать покупателя. Сами печатные парные формы договоров, расходных накладных или актов являются полностью одинаковыми как для покупателя так и для поставщика.
На счете мы видим - одну печать и подпись продавца,
на договоре и накладной (или акте)  после покупки-продажи мы видим - печать и подпись продавца и покупателя, т.е по две печати на листе.
Запомним – счет (или счет- фактуру) всегда выписывает только продавец, в одном экземпляре и отдает его покупателя для оплаты.
Мы рассмотрели основные первичные документы. На практике существует еще более ста первичных документов по разным участкам бухучета – кассовые документы, банковские, на покупку основных средств, на покупку валюты, зарплатные документы, командировочные документы и т.п. Некоторые из них мы рассмотрим в наших следующих уроках.


А сейчас подумайте над такими операциями в бухгалтерском отделе и решите есть ли по ним какие-то первичные документы:
- 1) в офисе перенесли из одного угла в другой ксерокс;
- 2) вы принесли из дому степлер на свой рабочий стол, чтобы все могли им пользоваться;
- 3) директор отвез бухгалтера в налоговую на своей личной машине;
- 4)  бухгалтер фирмы уехала в командировку на машине фирмы;
- 5) директор купил за свои деньги пиццу сотрудникам;
- 6) ежемесячно сотрудникам привозят пиццу за счет фирмы;
- 7) кладовщик увидел, что грузчик украл со склада паллету с товаром;
- 8) вам дали премию по окончанию года
- 9) вам директор подарил за свои деньги билет на конференцию;
- 10) ваш покупатель перечислил фирме деньги не 30 декабря, а 3 января следующего года;
- 11) коллектив собрал деньги на подарок главному бухгалтеру;
- 12) директор за свои деньги купил бумагу для фирмы;
- 13) вас повысили в должности;
- 14) вам поставщик привез товар, но забыл привезти приходные накладные и сертификаты на товар;
- 15) налоговая оштрафовала фирму за не вовремя сданный отчет;
- 16) бухгалтер за деньги фирмы купила себе шубу;
- 17) директор за деньги фирмы купил чайник в отдел бухгалтерии;
- 18) вас приняли на работу без официального трудоустройста;
- 19) курьер, который приносит пиццу на обед вашей фирмы – не устроен официально
- 20) главбух вовремя не сдала отчет, так как у нее завис компьютер и не было интернета.

2019-11-10